Innerhalb des Schulhauses sind die Bedürfnisse immer sehr unterschiedlich. Ein Wunsch scheint aber immer wieder aufzutauchen: Eine Jahresübersicht aller Termine über ein ganzes Jahr auf einem einzigen Blatt.
Einige Jahre arbeitete ich mit einer sehr komplexen Exceltabelle, welche mir meine Quelldaten in mehreren Schritten umformatiert in eine geeignete Übersicht. Dabei kam Excel an die Grenzen des machbaren inklusive Formeln welche für Excel zu lang waren und nicht akzeptiert wurden.
Jetzt ist aber Vibecoding hipp… darum ein Update
Eingabe
Das wichtigs sind die Quelldaten in Standardisierter form: Es braucht eine Tabelle mit folgenden Informationen:
Datum Von, Datum bis, Zeit von, Zeit bis, Label, Inhalt, Raum.
Im Bild unten siehst du wie meine Quelldaten etwa aussehen. Das ganze sieht manchmal chaotisch aus und das darf es in dieser Quelle auch sein.
Die Spalte KW (Kalenderwoche) ist nur eine Hilfestellung aber wird für die weitere Verarbeitung dann nicht benötigt.
Label (Manche nennen sie Tags) definiert eine Kategorie oder auch eine Personengruppe, welche es betrifft. Labels werden mit einem Space (Abstand) getrennt und müssen eindeutig sein.
Fehlende Daten und leere Zeilen: Die nachfolgetools ignorieren Zeilen ohne Datum. Damit werden die meisten Fehlinformationen bereits ignoriert.
Diese Daten können nun mit meinen beiden Werkzeugen weiterverarbeitet werden. Die Tabelle kann aus excel direkt einfach einkopiert werden in die Werkzeuge (TSV). Es werden auch CSV und andere Formate akzeptiert aber ich denke für die meisten Benutzenden ist copy paste am einfachsten.
Jahresübersicht
Das Tool Liste2html Tool baut dir eine übersichtliche Jahresübersicht. Im erten Schritt werden die Labels geladen die du im zweiten Schritt gruppierst. Eine Gruppe wird in einer Spalte dargestellt. Wenn ein Termin mehrere Label hat, kannst du dies mehrfarbig gestalten.
Und so sieht ein möglicher Export aus. Hier jetzt mit 3 Spalten.
Es werden auf gegenüber anderen Übersichten keine Informationen weggelassen.
Die Labels sind anhand ihrer Farbe und der Legende erkennbar
Die Daten der einzelnen Tage fehlen aber es sind die Wochentage sichtbar. Wochenübergreifende Termine werden vertikal dargestellt.
Die Farben und Spaltenzahl ist wählbar. Wenn du eine für dich passende Konfiguration gefunden hast, kannst du sie exportieren und für das nächste Schuljahr wieder laden.
Druck
Das Rendern von HTML ergibt nicht immer das gleiche beim Druck. Wenn du druckst solltest du die Hintergrundgrafiken einschalten.
Horizontale Termine sind manchmal knapp im Platz, da wird eine Abkürzung manchmal unumgänglich oder du passt die Textgrösse an.
Hier anhand vom Chrome Druckmenu siehst du die Optionen, welche angepasst werden sollten: Mit Skalieren kannst du die Grösse auf eine A-Seite optimieren. Die grau hinterlegten Zellen benötigen Hintergrundgrafiken an
Import in Outlook online
Outlook akzeptiert nur das ICS Format. Der Konverter erstellt aus der Liste ein ICS File. Der Konverter erkennt die Labels die du gesetzt hast. Damit kannst du die Termine aus einer Tabelle in mehrere Kalender Verteilen je nach Gruppierung.
Hier ist der Liste2ICS Konverter
Termine erhalten jeweils noch eine UID. Damit ist es bis zu einem gewissen Grad möglich, Termine zu aktualisieren. Die UID hängt ab vom Startdatum, Inhalt und Label. Wenn eines dieser drei Werte ändert, dann gibt es einen neuen Termin. Ändert es sich nicht, dann wird kein neuer Termin gesetzt beim Import in Outlook.
Das ICS importierst du über outlook Online –> Kalender Hinzufügen –> aus Datei Hochladen. Mein Tool exportiert dir korrekt das UTF-8 Format. Lade dieses in den zu befüllenden Kalender hoch.
Stolperstein: Die Vorschau wird dir Umlaute wie ä ö ü nicht korrekt anzeigen. Ich habe selber eine Stunde damit verbraten mit der Fehlersuche bis ich mal einen einzelnen Termin einfach so importierte. Der Import funktioniert einwandfrei. Es ist also nur ein Darstellungsfehler bei der Vorschau. Wenn du mir nicht traust, nimm einfach mal ein ICS mit nur einem oder 2 Terminen mit Umlauten und schau wie sie importiert werden.
Annahmen bei fehlenden Informationen
Meine Importer benötigen zwingend ein Datum, Inhalt und ein Label. Alles andere ist optional.
Termine ohne Enddatum: Es wird ein Tagestermin gemacht für den einen Tag
Termin mit Startzeit aber ohne Endzeit: Es wird eine Stunde eingesetzt.
Raum wird im ICS aber nicht in der Jahresübersicht eingesetzt und natürlich nur wenn vorhanden
ICS zu Liste
Die App ICS2liste macht einfach das Umgekehrte, für den Fall, dass du Dateien aus einem ICS übernehmen willst. Es akzeptiert auch mehrere ICS-Dateien die dann zusammengeführt werden. ICS Export ist bei einem Mac etwas mühsam, wenn die Webapp dies nicht unterstützt. Mit Drag und Drop kannst du aber in der Listenansicht ganze Monate in Form einzelner Dateien herausziehen und in dieser App verarbeiten. Achtung diese App habe ich nicht im Detail getestet. Sie ist nur zur Vollständigkeit halber hier.
Weitere Formate
Natürlich lässt sich dieses Vorgehen auch auf weitere Systeme erweitern. Entscheidend ist, dass wir von einem standardisierten Format ausgehen. Das war in diesem Fall die Exceltabelle mit den gegebenen Spalten und Überschriften welche sich mit Software dann weiterverarbeiten lässt.
Der grosse Vorteil, wenn solche Daten mit Software automatisch weiterverarbeitet wird ist nicht nur, dass du Zeit sparst sondern insbesondere auch, dass es fehlerfrei ist.
Weiterentwicklung
Ich habe diese Werkzeuge mit Hilfe von Gemini und etwas Feinschliff mit Claude Fable gemacht. Der Code ist noch nicht optimiert, dass er gut gewartet werden kann. Du darfst dieses Werkzeug übernehmen und anpassen nach lust und Laune. Kleinere optische farbliche Anpassungen beim CSS können von Hand gemacht werden oder mit einem kleinen Modell wie Gemini Flash oder Chatgpt. Für komplexeres wie Druckoptimierung ist ein etwas höheres Modell wie Gemini Pro oder Claude Fable passend.
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