Innerhalb des Schulhauses sind die Bedürfnisse immer sehr unterschiedlich. Ein Wunsch scheint aber immer wieder aufzutauchen: Eine Jahresübersicht aller Termine über ein ganzes Jahr.
Lange habe ich gesucht nach einem Werkzeug, welches mir so eine Übersicht bereitstellen kann und ich wurde soweit nie fündig. Bisher wurden Termine jeweils in einer Exceltabelle eingetragen und entsprechend dargestellt. An diesem Vorgehen knüpfte ich an und baute eine solche Exceltabelle, welche mir die nötigen Automatismen und auch eine Anbindung an verschiedene Systeme bietet.
Warum dieses Vorgehen?
Termine werden bei uns in verschiedenen Kanälen bereitgestellt. Wir haben kein Gesamtsystem, welches zentral alle Termine an die verschiedenen Kanäle verteilt. In der Exceldatei sammeln wir also alle Daten in Form einer Quelltabelle welche alle relevanten Informationen enthält. Daraus generieren wir dann einerseites die Gesamtübersicht sowie importformate für die anderen Kanäle, sofern diese einen Import unterstützen
Warum mit Excel
Das System soll möglichst einfach gehalten werden. Mit Excel können wir alle Wünsche soweit erfüllen und Excel als Ökosystem für viele Personen zugänglich. Die Formeln, welche ich verwende, sind keine Exoten und können darum auch von anderen Tabellenprogrammen gelesen werden. Einzig die bedingten Formatierungen sind leider nicht immer kompatibel und müssten in einem anderen Tabellenprogramm möglicherweise neu geschrieben werden.
Quelldaten
Damit automatisiert werden kann, müssen wir zuerst mal festlegen, welche Informationen wir überhaupt zusammenstellen. Diese Informationen müssen in einem für Excel lesbaren Format, also Text vorliegen.
Zu jeder Termininformation gehören also Metadaten wie von bis und Kategorien damit wir wissen, wen es betrifft.
Im Bereich Quelle müssen wir keine Ordnung haben sondern sind frei, wie wir die Termine Anordnen. Ich habe entschieden. Termine Thematisch zu bündeln. Zum Beispiel Planen wir Konferenzen so, dass sie über das Jahr ungefähr gleichmässig verteilt sind. Auch Ferien lassen sich gebündelt in der Quelle eingeben.
Aufbereitung der Daten
In einzelnen Schritten setzen wir diese Daten nun automatisiert zusammen zu einer übersichtlichen Jahresübersicht. Wir unterscheiden zwischen einzelnen Jahrgangsteams. Ob eine Information in einem Jahrgangsteam sichtbar ist oder nicht wird in der Quelle bereits definiert.
Farbcodierung
In einer so grossen Übersichtstabelle sind Farben wichtig. Wir haben darum diverse Farbcodierungen definiert, welche pro Eintrag gegeben werden. Mit bedingter Formatierung lassen sich gezielt Suchwörter aus den Inhalten extrahieren und diesen Suchwörtern entsprechende Formatierungen zuweisen. Dabei gibt es allerdings ein technisches Limit von 9 Wörtern pro Kategorie da die Formel ansonsten für Excel zu lange wird.
Outlook Export
Da die Daten in der Quelle eindeutig sind, können wir diese auch leicht in Outlook exportieren. Microsoft macht es uns noch unnötig schwierig indem es uns keinen CSV Import zur Verfügung stellt. Wir müssen unsere Daten darum noch in ein ICS-Format konvertieren. Das mit Excel zu programmieren war mir zu Aufwändig. Ich habe darum mit Gemini ein Javascript erstellen lassen, welches den Job einwandfrei erfüllt.
Hier findest du meinen Onlineconverter für die Konversion von CSV zum ICS
Das Script nimmt die Termine aus der Quelle. Spalten müssen durch Semikolon ; getrennt sein. Zeilen ohne Datum werden Ignoriert. Kategorien müssen in der Quelle mit Leerzeichen getrennt sein. Dann erkennt das Script die Worte als Filter mit denen man auch nur Teile aus den Quelldaten extrahieren kann. Also zum Beispiel die Daten welchen den ersten Jahrgang betreffen. Wenn du mehrere Kalender mit unterschiedlichen Daten befüllen musst ist das also ein Weg, diese Daten zu trennen.
Falls du am Script herumbasteln willst:
Es befindet sich alles in der oben verlinkten HTML Datei und es gibt keine weiteren Abhängigkeiten
Zu Beginn, war ein Import nur einmalig möglich. Ein zweiter Import führte zu doppelten Terminen.
Was darum wichtig ist: Method: Publish wählen. Ausserdem braucht jeder Termin eine eindeutige ID welche bei jedem Generieren wieder identisch erstellt wird. Um eine solche ID zu generieren benötigen wir also eine zuverlässige Quelle, welche den Termin eindeutig kennzeichnet. Meine Quelldaten haben derzeit keine eindeutige ID die man angibt. Darum wird die ID aus den Infos des Termins selber generiert. Das führt aber dazu, dass der Termin eine neue ID erhält, wenn man Infos am Termin selber ändert. Ein geänderter Termin wird also bei einem neuen Import neu erstellt.
In einer künftigen Version, müsste also diese ID fix vom Benutzer schon in den Quelldaten vergeben werden. Damit ist ein Update und nicht nur ein einmaliger Import möglich
Limitationen und Grenzen
Formatierung der Texte in der Jahresübersicht:
Es sind Maximal 9 Suchwörter pro Formatierung möglich. Excel erlaubt leider keine längeren Formeln
Formatierung muss pro Tabelle erfolgen: Bedingte Formatvorlagen funktionieren nicht Tabellenübergreifend.
Copy Paste:
Wenn du Zellen herumkopierst, passen sich gewisse Formeln entsprechend an. Gerade in den Analysespalten der Quelle kann das gut passieren weil man in der Quelle ja viele Daten einträgt und herumkopiert. Die Zellen verweisen dann manchmal auf den falschen Termin. Du kannst diese Zellen aber leicht reparieren, indem du korrekte Formeln innerhalb der Analysespalten wieder nach automatisch ausfüllen lässt. Ich habe mir insbesondere mit den $-Zeichen Mühe gegeben, relative und absolute Bezüge voneinander zu trennen.
Dokumentation
Auch hier habe ich mir Mühe gegeben aber nichts ist perfekt. Bei fragen, kannst du auch auf mich zukommen.
Systeme ohne Importfunktionen
Dieses System ist zwar beliebig erweiterbar. Leider haben wir auch Systeme in Betrieb, welche gar keine Importfunktion für Termine haben. Konkret ist das bei uns das CMS Govis unserer Schulwebseite sowie Klapp, unser Elternmessenger. Hier sind wir den Providern leider ausgeliefert oder nehmen solche Importfunktionen oder Schnittstellen mit auf in die Liste der Voraussetzungen bei der Auswahl neuer Produkte.
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